Депозитарное хранение документов
Депозитарное (внеофисное) хранение документов особенно актуально для организаций, не имеющих своего архива. Как правило, если нет штатного архивиста, то документы хранятся у исполнителей. Когда шкафы не вмещают всех документов, то часть их перевязывают веревками и складывают в коробки, которые занимают свободные места в офисе (на шкафах, под столами, в коридоре). При таком хранении поиск любого документа превращается в настоящую пытку для сотрудников и занимает у них большое количество времени, отвлекая от основных обязанностей.
Мы предлагаем Вам услуги по депозитарному (внеофисному) хранению.
Архивное хранение документов - ответственная работа, которую следует поручать профессионалам.
Наше архивное классическое хранение документов в корне отличается от складского хранения и имеет ряд преимуществ:
-
- четкая систематизация документов;
-
- составление описей на дела (постоянного хранения, по личному
составу и временного хранения); -
- шифровка дел;
-
- хранение дел под индивидуальным номером в архивных коробках;
-
- ограниченный доступ посторонних лиц к документам;
-
- оперативный поиск документов по запросу «Заказчика» и выдача
во временное пользование; -
- отбор документов (по истечению установленного срока хранения) и составление акта на уничтожение (по согласованию с
«Заказчиком») -
- хранение документов в стандартных помещениях в капитальных зданиях (не в
ангарах и гаржных строениях!) -
- соблюдение температурного режима, благодаря чему документы не подвержены
грибковым заболеваниям и плесени. (Это бывает при хранении в ангарах или в
неприспособленных помещениях) -
- защита от прямых солнечных лучей (на окнах установлены жалюзи)
-
- пожарная сигнализация
-
- круглосуточная охрана
Как осуществляется выдача документов "Заказчику" во временное пользование?
Благодаря нашей четкой систематизации и шифровки дел, мы выдаем "Заказчику" во временное пользование только те дела, которые были запрошены. Некоторые фирмы выдают короба, в которых "Заказчик" сам должен искать нужные дела.
Мы прилагаем все усилия для облегчения условий работы как для "Заказчика", так и для наших архивистов.